Dział Współpracy Międzynarodowej UJ prowadzi centralny rejestr umów międzyinstytucjonalnych zawartych w ramach Programu Erasmus+ na podstawie dokumentów przekazywanych przez jednostki.

Negocjując z partnerami zagranicznymi sprawy wyjazdów/wymiany studentów i pracowników należy dążyć do precyzyjnego określenia wszystkich warunków ujętych w umowie.

Zasady zawierania umów międzyinstytucjonalnych:

• Umowy międzyinstytucjonalne zawierane są na wniosek instytucji zagranicznej lub na wniosek jednostki UJ.
• Na poziomie ogólnouczelnianym osobą uprawnioną do zawierania umów międzyinstytucjonalnych jest odpowiedni prorektor lub osoba przez niego upoważniona działająca na podstawie stosownego pełnomocnictwa.
• Na poziomie jednostki UJ osobą uprawnioną do zawierania umów międzyinstytucjonalnych jest kierownik tej jednostki działający na podstawie udzielonego pełnomocnictwa.
• Umowa międzyinstytucjonalna Erasmus+ może być zawarta z uczelnią z kraju programu lub kraju partnerskiego uprawnioną do uczestnictwa w programie Erasmus+ 2021-2027.

Przygotowanie i negocjowanie umów międzyinstytucjonalnych dotyczy w szczególności:

1. Uzgodnienia rodzaju mobilności w ramach jednej lub kilku następujących kategorii:

• SMS (Student Mobility – Studies) - wyjazdy studentów oraz uczestników studiów III stopnia na część studiów,
• SMT (Student Mobility for Traineeship) – wyjazdy studentów na praktyki,
• STA (Staff Mobility for Teaching Assignments) - wyjazdy nauczycieli akademickich w celu prowadzenia zajęć dydaktycznych,
• STT (Staff Mobility for Training Assignments) – wyjazdy pracowników w celach szkoleniowych

1. Zawarcie umowy dla jednej z kategorii nie uprawnia do realizacji wyjazdów w ramach innej.
2. Uzgodnienia warunków wymiany studentów, uczestników studiów III stopnia, pracowników UJ, w tym liczby osób i czasu trwania pobytu w uczelni partnerskiej i w UJ;
3. Uzgodnienia dziedzin akademickich, w których nastąpi wymiana, zgodnie z listą kodów dyscyplin ISCED oraz wymaganego poziomu znajomości języka obcego od uczestników wymiany;
4. Uzgodnienia terminu obowiązywania umowy. 

W ramach Akcji KA 131- HED wyjazdy na część studiów (SMS) oraz wyjazdy nauczycieli akademickich w celu prowadzenia zajęć dydaktycznych (STA) muszą być poprzedzone podpisaniem umów międzyinstytucjonalnych pomiędzy uczelnią wysyłającą i przyjmującą. Wymóg podpisania umowy międzyinstytucjonalnej nie jest obowiązkowy dla kategorii SMT oraz STT;

W ramach Akcji KA 171-HED każdy rodzaj mobilności musi być poprzedzony podpisaniem umów międzyinstytucjonalnych pomiędzy uczelnią wysyłającą i przyjmującą.

Umowy międzyinstytucjonalne w ramach Akcji KA 131-HED Mobilność studentów i pracowników instytucji szkolnictwa wyższego wspierane przez fundusze polityki wewnętrznej zawierane są na poziomie wydziałowym lub instytutowym. Zakres umów przygotowuje i negocjuje, w konsultacji z kierownikiem jednostki, wydziałowy lub instytutowy koordynator Programu Erasmus+ z koordynatorem Erasmus+ jednostki zagranicznej będącej stroną porozumienia.

Dział Współpracy Międzynarodowej udziela informacji oraz służy radą i pomocą przy sporządzaniu umowy.

Od roku akademickiego 2022/2023 wyjazdy studentów i pracowników w ramach Programu Erasmus+ realizowane będą wyłącznie na podstawie podpisanych umów międzyinstytucjonalnych zawartych w EWP.

INSTRUKCJA zawierania umów Erasmus+ w EWP za pomocą USOSadm

• Po przesłaniu skanu albo pliku pdf podpisanego elektronicznie dokumentu "EWP UJ Summary of IIA for Programme Countries" do DWM, status umowy w USOSadm zostanie zmieniony na "EWP - umowa podpisana".
• W wyjątkowych przypadkach można podpisać papierową wersję umowy.

Wzór umowy międzyinstytucjonalnej w ramach Akcji Mobilność z krajami programu (KA 131) dla umów dotyczących okresu 2022/2023 - 2028/2029.

Fact Sheet 2022/2023 Uniwersytetu Jagiellońskiego

Umowy międzyinstytucjonalne w ramach Akcji KA 171-HED Mobilność studentów i pracowników instytucji szkolnictwa wyższego wspierane przez fundusze polityki zewnętrznej zawierane są na poziomie ogólnouczelnianym. Wyboru uczelni partnerskich dokonuje odpowiedni prorektor na podstawie kryteriów wskazanych przez Komisję Europejską, Narodową Agencję Programu Erasmus+ oraz zgodnie z priorytetami umiędzynarodowienia Uniwersytet Jagiellońskiego.

Dział Współpracy Międzynarodowej wspiera działania związane z inicjowaniem współpracy, odpowiada za podpisanie umów międzyinstytucjonalnych, ich rejestrację w systemach oraz koordynację wymiany na szczeblu ogólnouczelnianym.